Word文档的视图功能应用非常广泛，而且也给我们的工作带来了很大方便，但是你知道吗？Word文档除了那几种常用版式，还有一种被我们经常忽略的版式效果，而且，它还可以实现类似于PPT的幻灯片缩略图预览的特效。这就是Word文档的缩略预览功能。

图7 视图选择

　　打开Word文档，然后在“视图”菜单下选中“缩略图”，这样就可以在窗口左侧看到每一页内容的缩略图，虽然显示效果不是特别清晰，但导航效果显著，只需点击某个缩略图即可跳转到相应页面，进行文字的排版时非常方便。

图8 Word文档的缩略预览效果

　　注：在Word 2007中，该功能是在“视图”选项卡中，在“显示/隐藏”的上方勾选“缩略图”来实现的。

用PPT做课件、讲演稿来说是个非常好的方式。插入的大量图片可以使课件内容更加直白、美观。但大量的图片同时又会使一个PPT文件变得负重不堪，拷贝、发送十分不便。所以，很有必要对图片进行压缩处理，以减轻它的“负重”。

　　打开PPT文档，在“文件”菜单下点选“另存为”选项，然后在“工具”菜单下点选“压缩图片”项。

图9 文件另存为

图10 压缩图片

　　在弹出的“压缩图片”窗口中，将“更改分辨率”设置为“Web/屏幕”方式，在“选项”栏中，选中“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”两项，完成后点击“确定”按钮。

图11 压缩图片设置

　　此时，会弹出“压缩图片可能会降低图像质量，是否应用图片优化”提示框，选择“应用”即可。

图12 确定应用图片优化功能

　　这样，经过压缩处理的PPT文档的图片占用的空间明显小了很多，携带、发送都很方便。

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